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5种更有效地举办国际会议的方法

5种更有效地举办国际会议的方法

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详细介绍
全球团队带来了来自不同文化和心态的视角,但也带来了明显的挑战:不同的时区、语言障碍、社会规范差异和沟通方式。

对于几乎任何一个全球团队来说都是共同的挑战,所以重要的是要善待他人,并考虑到你的同事在全球范围内可能遇到某种挑战——以及他们如何可能拥有与你

相同的资源,这比说起来容易做起来难。

是全球团队面临的更大挑战之一,是进行有效的会议。具体来说,当每个人都离得很远时,你如何始终如一地有效地把大家聚在一起,通过行动项目进行交谈,并建立融洽的关系。

继续阅读,探索我们的一些更佳建议,以便与您的全球同事进行更有效的会议。

5种方式可以让你举办更有效的国际会议1。考虑每个团队的时区

试图安排跨多个时区的会议是困难的,但是由于调度冲突而将来自其他区域的团队成员排除决不是解决方案。

实现这一点的一种方法是发送一份快速调查,以了解每个团队的时间偏好。你可能会发现,你在新加坡的团队更喜欢在的晚些时候打电话,而你在爱尔兰的团队则喜欢在的早些时候见面。让每个地区参与规划将有助于确保会议在各方可能的更佳时间举行。

如果没有适合每个团队的方便时间,请尝试每隔几次会议轮流开会,以适应每个团队。如果你需要一个会议计划工具,可以为你所有的全球团队选择更佳的会议时间,可以尝试使用时间和日期。

2。远程团队面临的更大挑战之一是时区差异如何延迟生产效率。例如,如果你在纽约向都柏林的同事发送一篇博文进行编辑,他们实际上比你早五个小时,而且很可能在你向他们发送博文时已经停止工作。像这样的

或时区延迟可能会导致简单的项目花费通常的三到四倍的时间。但是,如果你利用下面列出的技术,你的全球团队就可以灵活高效。

即时通讯软件Slack或Skype

即时通讯应用是与团队沟通的方式。你可以把它们用于一次性请求,甚至是每天的玩笑。

Slack是更受欢迎的团队协作软件,是使用最广泛的即时通讯应用程序,这是有原因的——它可以让你查看同事所在的时区,更新你的状态,并追踪小组对话。

视频会议软件Zoom无论你在地球的另一端,还是相距仅10英里,你都可以通过视频聊天与队友交流。视频聊天使全球团队能够促进人际关系,并直接与不共享办公室的其他人合作。

,但一定要传达会议将包括视频,这样你就不会发现远程员工措手不及。您的全球团队可以实施的另一个视频聊天想法是安装一个监视器,将位于不同位置的另一个团队的视频直播到您办公室的墙上。通过每天看到你的国际队友面对面,你的全球团队将感到彼此之间的联系更加紧密。

智能会议摄像机会议猫头鹰在团队会议期间,让团队成员感到相互联系的更佳方式是尽可能多地捕捉人类元素,如面部表情和肢体语言。

这些小而有力的细节加强了沟通,使谈话更自然,即使你们相隔半个地球。

如今,360°智能会议摄像头在捕捉两端发生的一切方面做得非常好,因此每个人都会感觉到彼此之间的联系更加紧密。

共享文档Google Drive在Google Drive中进行共享、实时编辑,消除了您与国际团队一起处理项目时的大量来回讨论。编辑功能也是一个更好的工具,可以方便地在内容上进行协作,并查看您的团队成员提出了哪些更改。

项目管理软件Trello或Basecamp尽管项目管理是所有内容和产品团队的核心,但任何类型的团队都可以使用项目管理软件。像Trello这样的工具可以让你的全球团队保持快速移动,同时保持敏捷,让任何人都可以随时使用该工具,了解你所有项目的最新变化。

日历谷歌日历共享日历为您的团队提供了查看每个员工、团队和办公室情况的能力。了解每个团队的具体日历还可以让你知道其他地点是否有假日,或者团队成员是否不在办公室,而无需询问他们。

3。培养文化能力培养文化能力的步是意识。了解自己的认知、文化、背景和偏见对于理解自己如何看待其他文化至关重要。为了增强你的意识,开始做一些自我反省,试着理解你的成长和文化是如何塑造你看待世界的视角的。

您还应该尝试了解更多其他文化。安排时间与来自世界另一个地方的团队成员见面,了解他们的文化。如果你有时间,考虑到每个团队的特定地点去了解他们的生活方式。此外,你还可以阅读与你的队友具有相同文化背景的作者所写的书。

在学习不同文化的细微差别时,你还必须考虑其他的事情,比如你的每个团队如何感知休假时间、远程工作和专业交流。根据Owl实验室今年开展的一项调查,美国员工平均每年休假15天,而欧洲员工平均每年休假22天。这项调查探讨了美国人和欧洲人如何看待假期政策和假期负罪感。美国人度假时感到内疚的可能性也比欧洲人高50%。尽管美国人和欧洲人隔着池塘,但他们对工作和度假的看法仍有很大差异。如果你共同努力了解不同文化和地区如何看待这些重要的话题,你将能够塑造你沟通的基调和方法,成为一个更好的队友。

此外,通过让自己沉浸在其他文化中,并对自己保持谦逊,你不仅能够更好地与全球队友合作,还可以作为一个人成长和发展。

4。团队凝聚力活动全球团队和单一地区团队一样需要团队凝聚力。当你的团队感到有联系时,他们就能更好地合作。即使你的团队分散在全球各地,你仍然可以通过互联网促进跨团队和跨洲的联系。下面是一些有趣而有效的数字联系策略,你可以在今天使用:

与每个办公室的团队成员建立虚拟咖啡聊天。鼓励每天使用Slack或其他消息平台随意交流。让每个办公室选择,让他们与团队其他成员分享他们的文化,在那里你可以做以下事情:在每个办公室订购每个团队特有的午餐,并根据每个团队的时区,在早餐、午餐或晚餐时设立一个虚拟聚会。从办公室中选出一名当天分享其文化的代表,对其文化进行简短介绍。你可以在感恩节、胡里节、节礼日或圣帕特里克节等节日期间设置这些虚拟活动。如果国际团队成员能够前往您的办公室确保你设立了有趣的、有吸引力的团队合作活动,比如逃生室或拾荒者狩猎。全球团队合作不必复杂。作为一名全球团队经理,你所要做的就是鼓励你的团队与其他办公室沟通,请他们帮助其他团队应对挑战,并将整个团队视为一个整体。

5。询问你的团队他们的偏好是什么。与全球团队合作意味着你必须处理许多不同的观点和价值观。如果你试图假设每个团队的想法而没有得到他们的反馈,你将永远不会有富有成效的国际会议,也无法与全球团队建立信任。

如果你正在创建、加入或管理一个全球团队,并想了解团队成员的偏好,请尝试向他们发送一份匿名调查,问他们:

你最喜欢的沟通方式是什么?是否有任何假日或当地活动需要我们注意并添加到团队日历中?你使用什么软件程序?你最喜欢的团队会议时间是什么?你个人会议的时间是什么?在全球团队中工作时,您遇到过哪些挑战(如果有的话)?直接询问团队成员的偏好是改善团队凝聚力和协作的更佳方式。要收集这些信息,请尝试使用TINYpulse、SurveMonkey或Google表单等工具。之后,与您的团队分享数据,以便他们了解每个人对相同问题的感受。只要确保答案是匿名的,你就能得到诚实的答案。

建立一个能够相互协作的全球团队不同的团队是最成功的团队类型。但它们的管理也更具挑战性。幸运的是,这些关于举办更有效国际会议的可行建议将帮助您改善全球团队的协作和文化。

最初发布于2018年10月4日上午7:30,更新于2021年6月11日

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