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会议议程示例将帮助您举行高效的会议

会议议程示例将帮助您举行高效的会议

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详细介绍
一周没有至少一次毫无意义的会议,就像被霍格沃茨录取一样。这将是一个梦想成真,但可悲的是,它可能永远不会发生(永远不要停止等待猫头鹰给你写信,伙计们!)

毫无意义的会议充斥着工作场所。事实上,Atlassian估计你每个月会浪费31个小时在没有效率的会议上。而这些损失的工作时间今年将使美国企业损失超过370亿美元。不用说,不必要或无组织的会议令人恼火。他们浪费了你完成工作所需的时间——你可能不得不在自己的时间内完成的工作。

幸运的是,对于效率低下的会议有一个解决方案——议程。议程迫使与会者提前准备会议,设定明确的预期,在会议期间保持人们的注意力集中,并有效地预算分配的时间。

为了帮助您创建一个会议议程,以帮助您高效地召开一次富有成效的会议,我们根据组织心理学家、领导团队顾问、Roger Schwarz&Associates首席执行官Roger Schwarz用来主持团队会议的会议议程设计了一个示例。

会议议程样本主题准备结构1。我们博客的电子邮件订阅策略目前存在哪些问题?

时间:15分钟

目的:分析

负责人:Cliff

阅读随附的备忘录,其中包括我们最近发送的电子邮件的图像以及我们的电子邮件订阅和订婚数据。1。查看数据,并突出从中提取的关键问题和见解

时间:5分钟

2。查看一下你认为电子邮件业务遭受

影响的原因时间:5分钟

3。询问团队为什么他们认为电子邮件服务受到了

时间的影响:5分钟

2。我们应该如何加强我们博客的电子邮件订阅策略?

时间:15分钟

目的:头脑风暴

:Tova

想出三个想法来提高博客的电子邮件参与度。1。提出提高电子邮件参与度的可能解决方案

时间:5分钟

2。询问团队对您提出的解决方案的看法。时间:5分钟。请每个团队成员提出自己的解决方案

时间:5分钟3。我们接下来应该采取什么措施?

时间:15分钟

目的:决策

负责人:Karla

思考如何将您的每个想法实际落实到我们博客的电子邮件订阅策略中。1。决定建议的解决方案或多个解决方案

时间:5分钟

2。解释我们为什么要追求特定路径

时间:5分钟

3。将职责分配给每个团队成员

时间:5分钟

正如您所见,我们将议程分为三个部分——主题、准备和结构。下面是一个分析,为什么像上面这样对会议议程进行建模可以帮助您高效地召开会议。

主题当您设计会议议程时,按主题进行细分将设定明确的预期,并使您在会议期间保持正轨。不过,在你决定话题之前,先问问你的参加者他们想讨论什么,为什么要讨论。

如果有人提出一个与所有参加会议的人都不相关的话题,不要把它列入议程——讨论一个只对小组一小部分人感兴趣的问题会让其他与会者感到不自在,让他们觉得自己在浪费时间。但是,在会议开始之前,记得告诉提出这个话题的人你没有把它列入议程的确切原因。

将您的主题设定为问题,也将导致高效的会议。这样做可以让人们为会议做好准备ing独特的谈话要点,迫使他们专注于这些要点。例如,你认为哪一个主题可以更好地准备并提供解决方案——“电子邮件订阅策略”或“我们应该通过电子邮件订阅发送哪些类型的帖子?”

此外,为每个主题设定分配的时间框架将有助于每位与会者在不浪费太多时间的情况下涵盖所有发言要点、回答问题、提出解决方案并批准下一步。

最后,陈述主题的意图将阐明在分配的时间范围内需要完成什么。这可以让与会者集中精力实现目标,并将试图找出讨论特定主题的意义所浪费的时间减至最少。

准备如果你在会议开始前将议程发送给与会者,并确定他们可以如何更好地为会议做准备,你将让每个人都了解最新情况,并准备好在会议开始时讨论他们的想法。你还可以进行更深入、更有见地的对话,因为没有人需要浪费时间来整理关于他们已经准备好的主题的初始问题。

结构

结构为每个议程主题添加了一组具体的步骤,简化了会议。通过为每个主题指定特定的讨论点和特定的时间框架,与会者将确切地知道在会议的每个部分中预期和讨论的内容。

会议不应该浪费时间无效率或无组织的会议对你的好处就像在网上拖延一样——它们都是时间垃圾。幸运的是,上面的示例议程可以帮助您设计和组织一个高效高效的会议,使人们感到兴奋、专注,并准备好开始工作。

最初发布于2018年12月13日上午7:00:00,更新于2021年8月18日

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